AFYON KOCATEPE UNIVERSITY UNDERGRADUATE PROGRAMS SUMMER INTERNSHIP GUIDELINE SECTION
ONE
Purpose, Scope, Basis and Definitions
PURPOSE Article 1- The purpose of this directive is to improve the theoretical knowledge of undergraduate students at
Afyon Kocatepe University, which has compulsory internship practices in its curriculum , and the skills and experiences they have gained in workshop/laboratory practices , to ensure that they become familiar with workplace organizations, production processes, management stages and new technologies, and to determine the duties and areas of authority of units and sub-units regarding the internship process regarding the basic procedures and principles related to internships, which are a compulsory part of education and training.
SCOPE
Article 2 – This directive regulates the summer internship of students studying at the undergraduate level at Afyon Kocatepe University
and covers the activities and principles regarding their internships in domestic and international workplaces.
BASIS
Article 3- This directive has been prepared in accordance with the provisions of the Higher Education Law No. 2547 and the Afyon Kocatepe University associate and
undergraduate education-training and examination regulations.
DEFINITIONS Article 4 – In this directive , the definitions given
in the Afyon Kocatepe University associate and undergraduate education, training, and examination regulations apply, except for the definitions below . a) Unit Internship Commission: A commission chaired by the Dean/Director or a deputy and consisting of one faculty member from each department. b) Sub-Unit Internship Commission: In cases where education is provided in more than one department/program in a unit, a commission chaired by the relevant department/program head or a deputy and consisting of a sufficient number of faculty members to be assigned by the department head according to student density. c) Institution/Workplace: The industry, sector, institution, enterprise, and workplace where students included in the directive can do their internships. ç) Regulation: Defines the Afyon Kocatepe University associate and undergraduate education, training, and examination regulations .
CHAPTER TWO
Duties of the Internship Committee, Internship Duration and Location, Internship Exemption
DUTIES OF THE INTERNSHIP COMMISSION
Article 5 – a) In units with multiple subunits but only one diploma program
, the unit internship committee shall make preliminary preparations for the internship; in other units, the subunit internship committee
shall prepare the internship programs and calendar;
and review and evaluate the internship files/books and internship registration slips. b) If there is more than one subunit internship committee, the unit internship committee shall ensure coordination
among the subunits . c) Units may prepare and publish a unit internship guide, either in print or electronically, covering matters for which the implementation of this directive is reserved for the decisions of the BYK or the internship committee .
STAJ SÜRESİ VE YERİ
Madde 6- a) Yönerge kapsamına dahil öğrenciler diploma almaya hak kazanabilmeleri için öğrenimleri
süresince birim veya alt birim müfredatının özelliklerine göre birim kurulunun önerisi ve senatonun
onayıyla belirlenen süre kadar staj yapmak zorundadırlar.
b) Staj yapılacak kurum/işyeri tür ve nitelikleri, öğrencinin staja hangi yarıyıldan sonra başlayacağı, bir
staj döneminde staj yapılabilecek süre, toplam staj süresinin nasıl bölümlendirileceği, yurt dışında
yapılan stajların kabul şartları gibi konularda alt birimin önerisi ve BYK kararına göre işlem yapılır.
c) Varsa, resmi ve özel kurum ve kuruluşlarca birimlere/alt birimlere tahsis edilen staj kontenjanları ilgili
birim yönetimince ilan edilir. Tahsis edilen staj yerlerinin yeterli olmaması durumunda, uygun staj
yerinin bulunma sorumluluğu öğrenciye aittir.
ç) Lisans eğitimini tamamlamayan yada tamamlayamayan öğrencilerin önlisans mezunu olabilmeleri için
staj yapmaları gerekip gerekmediğine, gerekliyse süresine BYK karar verir.
d) Stajlar esas olarak yaz aylarında yapılır. Ancak müfredattaki staj dışındaki tüm sorumluluklarını yerine
getiren öğrenciler BYK kararıyla güz veya bahar yarıyılı içerisinde de staj yapabilir.
e) Staja fiilen ve kesintisiz devam zorunludur. Senatonun haklı ve geçerli nedenler konusundaki kararına
uygun bir mazareti nedeniyle devam edilemeyen staj süresinin daha sonra tamamlanması gerekir.
f) Haftanın hangi günlerinde staj yapılacağı ve bir günde en az veya en fazla kaç saat staj yapılabileceği
alt birimin özelliklerine bağlı olarak alt birim önerisi üzerine BYK kararıyla belirlenir.
g) Öğrenciler birim staj komisyonunun kabul edeceği zorunlu hallerde staj yaptıkları kurum/işyerini ilgili
dönemde en fazla bir kere değiştirebilirler. Öğrenci staj komisyonunun bilgisi ve izni/onayı dışında hiçbir
şekilde aynı dönemde staj yaptığı işletmeyi değiştiremez.
STAJ MUAFİYETİ
Madde 7- a) Daha önce başka bir yüksek öğretim kurumunda öğrenim görmüş, merkezi sınavlarla ya da
yatay geçişle üniversitemiz birimlerine yerleşmiş olan öğrenciler yönetmelik hükümlerine uygun olarak
daha önceki yüksek öğretim kurumunda yapmış olduğu staj için muaf olmak isteğiyle başvuruda
bulunabilir.
b) Staj muafiyeti için başvuruda bulunan öğrenci, daha önce yapmış olduğu stajını önceki öğretim
kurumundan getireceği resmi evrak ile belgelemek zorundadır.
c) Öğrencinin muafiyet talebinde bulunması halinde, ilgili staj komisyonu öğrencinin yaptığı stajından
muaf tutulup tutulamayacağını veya ne kadarından muaf tutulacağını karara bağlar.
ç) Birimlerde çift anadal yapan öğrencilerin ikinci anadal programındaki stajları ilgili alt birimin staj
komisyonu tarafından değerlendirilir. Öğrencinin staja başlamadan önce stajyerinin uygunluğu
konusunda her iki alt birim staj komisyonlarının uygun görüşünü alması gerekir. Birinci anadaldaki stajın
ikinci anadalda kabul edilme koşulları her iki altbirimin staj komisyonlarının ortak değerlendirmesi
sonucunda karara bağlanır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Stajın Uygulanması
STAJ DOSYASI/DEFTERİ VE STAJA BAŞLAMA
Madde 8- a) Öğrenci, staja başlamadan önce birim staj komisyonu tarafından belirlenecek takvime
uygun olarak, gerekli belgeleri hazırlamak suretiyle staj işlemlerini başlatır.
b) Her öğrenci staja başlamadan önce sigorta işlemlerini birim nezdinde tamamlamakla yükümlüdür.
c) Öğrenci, staj komisyonunca uygun bulunması halinde komisyon başkanlığınca onaylanan staj başvuru
belgesi ve staj dosyası/defterini, stajını yapacağı kuruma verir ve stajına başlar.
ç) Staj süresince yapılan çalışmalar öğrenci tarafından staj dosyası/defterine düzenli olarak işlenir ve
stajyerindeki yetkili kişinin unvanı belirtilerek, ilgilinin kaşe ve imzası ile onaylanır. İmza, kaşe, mühür
veya tarihleri bulunmayan, üzerinde silinti, kazıntı ve usulüne uygun olmayan düzeltme yapılan staj
dosyaları/defterleri kabul edilmez.
d) Öğrenciler, üretim ve hizmetle ilgili gizlilik gerektiren konularda başkalarına bilgi veremez. Staj
süresince öğrenci ile işletme arasında yürürlükteki mevzuata uygun olarak staj koşulları, tarafların görev
ve sorumlulukları, ödenecek ücret ve gerekli görülen diğer hususları da içeren bir sözleşme
imzalanabilir. İşletme ile öğrenci arasında doğabilecek ihtilaflarda, üniversite taraf gösterilemez.
e) Staj yeri onaylanmadan yapılan stajlar geçerli değildir.
Madde 9- Öğrencilerin staj yaptıkları esnada takibinin sağlanması için BYK kararıyla ilgili alt birim
öğretim elemanları görevlendirilebilir. Bu durumda öğretim elemanının yevmiye-yolluk giderleri
imkânlar doğrultusunda birim bütçesinden karşılanır.
STAJ SİCİL FİŞİ
Madde 10- a) Birim yönetimi tarafından her staj dönemi için verilecek resimli ve onaylı “Staj Sicil Fişi”
öğrenci tarafından ilgili staj yerine teslim edilir.
b) Staj yeri amiri; öğrencinin devamı, ilgisi, başarısı ve diğer durumlarına ilişkin bilgileri sicil fişine işleyip
imzaladıktan sonra, kapalı zarf içerisinde öğrenci ile veya taahhütlü olarak ilgili bölüm başkanlığına
gönderir. Staj dosyası/defterinin değerlendirilebilmesi için Staj Sicil Fişinin mutlaka ilgili bölüme gelmiş
olması gerekir. Belgenin ilgili bölüme ulaştırılmasının takibinden öğrenci sorumludur.
STAJ DOSYASININ TESLİMİ VE DEGERLENDİRİLMESİ
Madde 11- a) Öğrenciler, yaptıkları stajlar için hazırladıkları staj dosyasını/defterini ve staj raporunu staj
dönemini takip eden eğitim öğretim döneminin başlangıcından itibaren en geç üç hafta içinde alt birim
staj komisyonuna teslim ederler. Belgeleri zamanında teslim etmeyen öğrencilerin o dönem yaptığı staj
kabul edilmez.
b) Alt birim staj komisyonu her yarıyılın ilk 6 haftası içerisinde toplanarak staj belgelerini inceler ve
karara bağlar. Staj sonuçları birim/alt birim yönetimi tarafından ilan edilir.
c) Stajlar yönetmelik hükümleri doğrultusunda yeterli/yetersiz şeklinde değerlendirilir. Birim staj
komisyonları yeterli değerlendirmesinin hangi şartlarda verileceğine, yapılan staj süresinin tamamen ya
da kısmen kabul edilip edilemeyeceğine karar verir.
ç) Staj komisyonu gerekli gördüğü takdirde yeri ve saatini en az on gün önceden ilan etmek kaydıyla staj
yapan öğrenciler ile mülakat yapabilir. Bu durumda öğrenciler yaptıkları stajı 15dakikalık bir sunum
hazırlayarak staj komisyonuna sunar.
d) Birim laboratuvar/atölyelerinde yapılacak stajlarda ayrıca bir staj dosyası düzenlenmez, staj
komisyonunun teklifi birim/alt birim başkanlığının onayı staj dosyası yerine geçer.
e) Staj değerlendirme sonuçları staj komisyonu kararı ile kesinleşir, Öğrenci İşleri bürosu tarafından ilan
edilir ve öğrenci bilgi sistemine işlenir. Staj dosyası/defteri ve staj raporları öğrencinin mezuniyetinden
sonra 2 yıl saklanır.
STAJ DİSİPLİNİ
Madde 12- Öğrenciler staj yaptıkları yerin disiplinine, tüzük, yönetmelik ve her türlü mevzuatına
uymaya mecburdurlar. Bunlara uymadıkları bildirilen öğrencilerin stajları, komisyonun incelemelerinden
sonra geçersiz sayılabilir, ayrıca öğrenci hakkında öğrenci disiplin yönetmeliği hükümleri uygulanır.
Öğrenciler yaz stajı yaptığı yerde kullanılan alet, malzeme, araç-gereçleri özenle kullanmak zorundadır.
Her tür sorumluluk kendilerine aittir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
STAJLARIN KREDİLENDİRİLMESİ
Madde 13- Stajlar 2547 sayılı yasanın 44. maddesi hükümleri doğrultusunda kredilendirilir. Stajın
bulunduğu öğretim yılının toplam kredisi 60 olacak şekilde güz, bahar ve staj kredileri hesaplanır.
GRADUATION DATES OF THOSE WHO HAVE COMPLETED THEIR INTERNSHIPS
Article 14 – Students who have not completed their internships will not be awarded a diploma.
Students who have passed all their courses and only have an internship remaining to graduate will be considered as follows:
a) If the academic semester has not started by the end of their internship, the internship completion date will be considered
as the graduation date. b) If they have completed their internship within the academic semester, the end of the semester
will be considered as the graduation date.
Students with a maximum of two courses remaining until graduation may, with the approval of the internship committee,
complete their internship by paying the tuition fee and renewing their registration, if applicable.
Students who have completed their studies within or outside the maximum period but have compulsory internship remaining
will not be charged a tuition fee.
Students whose status meets article “b” must pay the tuition fee, renew their registration, and
continue taking courses.
Article 15 – OBJECTIONS TO THE INTERNSHIP EVALUATION: Students may object to the evaluation by submitting a petition to
the unit administration within seven business days following the announcement of the evaluation results . This objection will be evaluated and finalized by the unit/sub-unit internship committee.
REPEALED REGULATION
Article 16 – With the entry into force of this regulation, the internship regulations of the previously accepted undergraduate education units
will be repealed.
ENFORCEMENT
Article 17 – The provisions of this directive shall enter into force as of the date of acceptance by the Senate.
EXECUTION
Article 18 – The Rector shall execute the provisions of this directive.